Van telefonie tot beveiliging: één leverancier voor de complete kantoorinrichting

Veel kantoren werken met losse leveranciers voor telefonie, netwerk en beveiliging, wat resulteert in evenveel facturen, contracten en contactpersonen om bij te houden. Dit artikel laat zien hoe een gecombineerde aanpak die versnippering aanzienlijk kan verminderen voor de meeste organisaties.

De huidige situatie: versnipperd beheer

Op een gemiddeld kantoor komt telefonie van de ene leverancier, netwerkapparatuur van een tweede en beveiligingscamera’s van een derde partij, elk met eigen voorwaarden. Elk van deze systemen heeft een eigen beheerinterface, eigen contactpersoon en eigen onderhoudsschema, wat het overzicht voor de eigenaar aanzienlijk bemoeilijkt in de praktijk.

Wanneer één van deze systemen uitvalt, moet eerst worden vastgesteld welke leverancier verantwoordelijk is, voordat er daadwerkelijk actie kan worden ondernomen om het probleem te verhelpen, wat kostbare tijd kost tijdens een storing die juist snel opgelost moet worden.

Het aanbod onder Producten van Dectdirect strekt zich uit van telefonie tot camerabewaking, wat voor kleinere kantoren een praktisch voordeel oplevert bij het samenbrengen van deze losse systemen tot één geheel.

Het gewenste eindresultaat

Een kantoorinrichting waarbij telefonie, netwerk en beveiliging via dezelfde partij lopen, met één overzicht van welke apparatuur waar staat en wanneer onderhoud nodig is. Geen losse systemen die elk apart moeten worden gecontroleerd bij een storing die zich op willekeurig welk moment kan voordoen.

Dit voorkomt bovendien dat een storing in het ene systeem onopgemerkt blijft omdat niemand verantwoordelijk voelt voor het geheel, iets wat bij drie losse leveranciers eerder regel dan uitzondering is zodra de communicatie tussen partijen niet vlekkeloos verloopt.

Voor de eigenaar van het kantoor betekent dit vooral rust: één telefoonnummer om te bellen bij twijfel, in plaats van eerst te moeten uitzoeken welke van de drie leveranciers verantwoordelijk is voor het onderdeel dat hapert.

De weg naar dat resultaat

Door alle onderdelen bij dezelfde partij te betrekken, ontstaat automatisch meer samenhang: apparatuur is vooraf op elkaar getest en documentatie is via één kanaal terug te vinden in plaats van verspreid te raken over meerdere aparte leveranciers en systemen.

Dit scheelt vooral tijd op momenten dat het juist druk is, wanneer niemand op kantoor de rust heeft om eerst drie verschillende systemen te doorzoeken voordat de oorzaak van een storing duidelijk wordt.

Wat dit concreet oplevert

De onderstaande punten vatten samen wat een gecombineerde aanpak in de praktijk oplevert voor een kantoor dat voorheen met losse systemen werkte, en waarom deze veranderingen elkaar onderling versterken in plaats van los van elkaar te staan.

• Eén overzicht van alle apparatuur in plaats van losse systemen per afzonderlijke leverancier
• Minder kans op incompatibele onderdelen tussen telefonie, netwerk en beveiligingscamera’s
• Snellere afhandeling bij storingen doordat er geen tijd verloren gaat aan het zoeken naar de juiste contactpersoon

Deze voordelen tellen het zwaarst mee voor kantoren die zelf geen technische achtergrond in huis hebben, omdat juist zij het meest last hebben van versnippering wanneer er iets misgaat buiten kantooruren.

Waar rekening mee te houden bij de overstap

De overstap naar een gecombineerd systeem vraagt om een goede inventarisatie van de bestaande apparatuur: wat kan blijven staan, en wat moet worden vervangen om aan te sluiten op het nieuwe systeem. Dit voorkomt onnodige kosten voor apparatuur die nog prima functioneert en niet meteen vervangen hoeft te worden.

Een gefaseerde overgang, waarbij eerst het meest urgente onderdeel wordt vervangen, is voor de meeste kantoren praktischer dan alles in één keer om te bouwen, en geeft bovendien tijd om te wennen aan het nieuwe beheer voordat de rest volgt.

Bij elke fase is het verstandig om te controleren of de nieuwe apparatuur daadwerkelijk goed samenwerkt met wat nog blijft staan, zodat er onderweg geen nieuwe versnippering ontstaat die het hele traject weer zou ondermijnen.